Hinweise zum Verwendungsnachweis

Nach Beendigung der jeweiligen Maßnahme ist die Mitgliedsorganisation verpflichtet, einen zahlenmäßigen Verwendungsnachweis mit den erforderlichen Anlagen bei der Deutschen Sportjugend einzureichen. Außerdem muss nach Beendigung sämtlicher geförderter Maßnahmen ein abschließender Gesamtverwendungsnachweis vorgelegt werden.

Ab dem Jahr 2016 erfolgt die Abrechnung im Förderprogramm digital über die ZI:EL+ Datenbank (Hinweise zur Nutzung der ZI:EL+ Datenbank):

https://ziel.dsj.de

Grundsatz:
 Der dsj werden ausschließlich durch die Mitgliedsorganisationen vertiefend geprüfte und anerkannte Verwendungsnachweise vorgelegt, die den Kriterien des KJP-Programms ZI:EL+ entsprechen. D.h. die zuständigen Personalstellen der MOs sind dafür verantwortlich alle Maßnahmen vertiefend zu prüfen und ggf. zu qualifizieren, bevor die Maßnahmen bei der dsj abgerechnet werden. Dies ist insbesondere dann zu beachten, wenn MOs im Rahmen von ZI:EL+ mit ihren Untergliederungen zusammenarbeiten.

Im Förderjahr 2017 ist folgendes Abrechnungsverfahren vorgesehen:

Abrechnungsverfahren für Personalkostenzuschüsse 2017

Die Zuwendung für Personalkosten (KEM-Stellen) wird als Festbetragsfinanzierung gewährt und richtet sich nach dem Rundschreiben des BMFSFJ zur "Personalkostenförderung nach dem Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP)" vom 05.09.2016.

Die Abrechnung erfolgt quartalsweise zu folgenden Stichtagen:
  • 15.03.2017 (für Personalkosten im 1. Quartal 01.01.-31.03.2017)
  • 15.05.2017 (für Personalkosten im 2. Quartal 01.04.-30.06.2017)
  • 15.08.2017 (für Personalkosten im 3. Quartal 01.07.-30.09.2017)
  • 15.11.2017 (für Personalkosten im 4. Quartal 01.10.-31.12.2017)
Bei später als dem 15.11.2017 eingehenden Abrechnungen verfällt der Anspruch auf Förderung!

Weitere wichtige Informationen zur Förderung und Abrechnung von Personalkostenzuschüssen finden Sie in der Anlage 3 zum dsj-Rundschreiben vom 13.01.2017.

Abrechnungsverfahren für Maßnahmen 2017

Um eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Fördermittel zu ermöglichen, müssen durchgeführte Maßnahmen jeweils zeitnah und unterjährig abgerechnet werden. Dies gilt sowohl für Qualifizierungsmaßnahmen, als auch für Einzelmaßnahmen und deren jeweilige Bausteine. D.h., dass die jeweiligen abgeschlossenen Bausteine von Einzelmaßnahmen und Qualifizierungsmaßnahmen bereits vor Abschluss der jeweiligen Gesamtmaßnahme zeitnah, unterjährig abgerechnet werden müssen.

Die regelmäßige, unterjährige Abrechnung ermöglicht:
  • die zeitnahe Weiterleitung der Zuwendungen.
  • eine schnelle Rückmeldung über nicht zuwendungsfähige Ausgaben.
  • eine Nachsteuerung bei nachfolgenden Maßnahmen aufgrund der zwischenzeitlichen Rückmeldungen.
  • die Verwendung der frei gebliebenen Mittel für nachfolgende Maßnahmen und damit einen optimalen Mitteleinsatz.
  • das kontinuierliche Erfüllen der Berichtspflicht gegenüber dem BMFSFJ als Zuwendungsgeber.
  • eine Verminderung des sehr hohen Arbeitsaufwandes für alle Beteiligten am Ende des Jahres.

Termine und Fristen für Maßnahmen 2017

Die Abrechnung von Maßnahmen (EM und QM) und deren Bausteine muss innerhalb von 42 Kalendertagen nach Abschluss eingereicht werden. Dies ermöglicht die ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Fördermittel.

Termine:
  • Förderzeitraum für Maßnahmen: 01.01.2017 – 30.11.2017
  • Keine Förderung von Maßnahmen im Dezember!
Die Umsetzung von Maßnahmen und ihren Bausteinen ist grundsätzlich im November noch möglich. Allerdings muss bei der Planung beachtet werden, dass im November nur noch solche Maßnahmen umgesetzt werden können, die bis zum 30.11.2017 fristgerecht, vollständig und ordnungsgemäß abgerechnet werden können! Ob aufgrund dessen eine Umsetzung von Maßnahmen im November auf Ebene der Untergliederungen der MOs möglich ist, muss jede MO selbst einschätzen. Die Abrechnung erfolgt digital über die Datenbank des Förderprogramms.

Erfolgt die Vorlage später als zu diesem Stichtag verfällt der Anspruch auf Förderung.

Liste der Teilnehmenden - Formblatt L

Bei allen ZI:EL+ Qualifizierungsmaßnahmen und Einzelmaßnahmen muss eine Teilnehmendenliste geführt werden. Die Vorlage der vollständig ausgefüllten Teilnehmendenliste im Rahmen des Verwendungsnachweises ist die Grundlage für eine Förderung durch den Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP)!

Mit Hilfe der Teilnehmendenliste wird gegenüber dem Zuwendungsgeber belegt,
  • dass die Maßnahme stattgefunden hat.
  • dass mit der Maßnahme Kinder- und Jugendliche sowie Multiplikatoren der Jugendarbeit im Sport, d.h. die Zielgruppe des KJP erreicht wurden.
  • dass junge Engagierte erreicht wurden bzw. beteiligt waren.
  • wie viele Teilnehmende und junge Engagierte erreicht wurden.
  • wie hoch die Anzahl weiblicher und männlicher Teilnehmer/-innen war.
  • wo die Maßnahme stattgefunden hat.
  • wann die Maßnahme stattgefunden hat.
Die dsj versichert, dass die personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Verwendungsnachweises für das Förderprogramm ZI:EL+ in der Form von Teilnehmendenlisten erhoben werden, vertraulich behandelt werden. Die Daten der Teilnehmenden der Maßnahmen im Förderprogramm ZI:EL+ dienen lediglich der Berichtslegung gegenüber dem Zuwendungsgeber im Rahmen des Verwendungsnachweises und werden nicht veröffentlicht oder anderweitig eingesetzt.

Abrechnungsverfahren für Einzelmaßnahmen 2017

Wichtige Informationen zum Abrechnungsverfahren für Einzelmaßnahmen bietet Anlage 5 zum dsj-Rundschreiben vom 13.01.2017.

Abrechnungsverfahren für Qualifizierungsmaßnahmen 2017

Wichtige Informationen zum Abrechnungsverfahren für Qualifiizierungsmaßnahmen bietet Anlage 4 zum dsj-Rundschreiben vom 13.01.2017.

Gesamtverwendungsnachweis 2017

Damit der Gesamtverwendungsnachweis in der Datenbank generiert werden kann, müssen die Termine und Fristen für die Abrechnung von Personalkosten: 15.11.2017 und Maßnahmen (EM und QM): 30.11.2017 eingehalten werden. Erst wenn alle Abrechnungen von Personalkosten und Maßnahmen fristgerecht, vollständig und ordnungsgemäß eingegeben worden sind und von der dsj geprüft worden sind, können die für den Gesamtverwendungsnachweis notwendigen Formblätter in der Datenbank heruntergeladen und ausgedruckt werden. Die MO wird darüber vom System per E-Mail informiert.

Jede Mitgliedsorganisation muss ihre Aktivitäten inklusive Personalkosten darauf ausrichten, dass in ihrem Gesamtverwendungsnachweis höchstens 60% Personalkosten und mindestens 40% Sachkosten enthalten sind. Bei Nicht-Einhaltung der 60-40-Regel ist die Förderung der Personalkosten in ihrer vollen Höhe gefährdet (siehe „Abrechnungsverfahren für Personalkostenzuschüsse“)! Falls sich abzeichnen sollte, dass das 60-40-Verhältnis nicht eingehalten werden kann, bitten wir darum, uns umgehend zu kontaktieren (Kontakt).

Weitere wichtige Informationen zum Gesamtverwendungsnachweis.

Weiterleitung von Fördermitteln

Wichtige Informationen zur Weiterleitung von Fördermitteln bietet Anlage 7 zum dsj-Rundschreiben vom 13.01.2017.