Hinweise zum Verwendungsnachweis

Nach Beendigung der jeweiligen Maßnahme ist die Mitgliedsorganisation verpflichtet, einen zahlenmäßigen Verwendungsnachweis mit den erforderlichen Anlagen bei der Deutschen Sportjugend einzureichen. Außerdem muss nach Beendigung sämtlicher geförderter Maßnahmen ein abschließender Gesamtverwendungsnachweis vorgelegt werden.

Ab dem Jahr 2016 erfolgt die Abrechnung im Förderprogramm digital über die ZI:EL+ Datenbank (Hinweise zur Nutzung der ZI:EL+ Datenbank):

https://ziel.dsj.de

Grundsatz:
 Der dsj werden ausschließlich durch die Mitgliedsorganisationen vertiefend geprüfte und anerkannte Verwendungsnachweise vorgelegt, die den Kriterien des KJP-Programms ZI:EL+ entsprechen. D.h. die zuständigen Personalstellen der MOs sind dafür verantwortlich alle Maßnahmen vertiefend zu prüfen und ggf. zu qualifizieren, bevor die Maßnahmen bei der dsj abgerechnet werden. Dies ist insbesondere dann zu beachten, wenn MOs im Rahmen von ZI:EL+ mit ihren Untergliederungen zusammenarbeiten.

Im Förderjahr 2018 ist folgendes Abrechnungsverfahren vorgesehen:

Abrechnungsverfahren für Personalkostenzuschüsse 2018

Die Zuwendung für Personalkosten (KEM-Stellen) wird als Festbetragsfinanzierung gewährt und richtet sich nach dem Rundschreiben des BMFSFJ zur "Personalkostenförderung nach dem Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP)" vom 25.09.2017

Die Abrechnung erfolgt quartalsweise zu folgenden Stichtagen:
  • 31.03.2018 (für Personalkosten im 1. Quartal 01.01.-31.03.2018)
  • 15.05.2018 (für Personalkosten im 2. Quartal 01.04.-30.06.2018)
  • 16.08.2018 (für Personalkosten im 3. Quartal 01.07.-30.09.2018)
  • 15.11.2018 (für Personalkosten im 4. Quartal 01.10.-31.12.2018)
Bei später als dem 15.11.2018 eingehenden Abrechnungen verfällt der Anspruch auf Förderung!

Weitere wichtige Informationen zur Förderung und Abrechnung von Personalkostenzuschüssen finden Sie in der Anlage 3.

Abrechnungsverfahren für Maßnahmen 2018

Um eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Fördermittel zu ermöglichen, müssen durchgeführte Maßnahmen jeweils zeitnah und unterjährig abgerechnet werden. Dies gilt sowohl für Qualifizierungsmaßnahmen, als auch für Einzelmaßnahmen und deren jeweilige Bausteine. D.h., dass die jeweiligen abgeschlossenen Bausteine von Einzelmaßnahmen und Qualifizierungsmaßnahmen bereits vor Abschluss der jeweiligen Gesamtmaßnahme zeitnah, unterjährig abgerechnet werden müssen.

Sondersituation Förderjahr 2018

Wie bereits seit letztem Jahr bekannt, endet das Förderprogramm ZI:EL+ mit dem diesjährigen Förderjahr 2018, also mit dem 31.12.2018 endgültig. Um für alle teilnehmenden Mitgliedsorganisationen einen rechtzeitigen und ordnungsgemäßen rechnerischen sowie inhaltlichen Verwendungsnachweis und Abschluss aller Maßnahmen zu ermöglichen, legen wir in diesem besonderen Förderjahr 2018 eine weitere Frist zur Einreichung von abgeschlossenen Bausteinen und Maßnahmen fest. Dieser Stichtag ist der 31.07.2018. Alle Bausteine und Maßnahmen, die im ersten Halbjahr 2018 (01.01.-30.06.2018) im Förderprogramm ZI:EL+ stattgefunden haben und abgeschlossen sind, müssen bis spätestens zum 31.07.2018 über die ZI:EL+ Datenbank zum Verwendungsnachweis eingereicht werden.

Die Einhaltung des Einreichungsfrist vom 31.07.2018 enthebt nicht von der grundsätzlichen Einhaltung der regelmäßigen, unterjährigen Abrechnung. Bitte haltet euch daher auch weiterhin an die 42 Kalendertage binnen denen ein Verwendungsnachweis nach Beendigung eines Bausteins oder einer Maßnahme in der Datenbank eingereicht werden muss. Anbei haben wir euch dazu noch einmal die Vorteile für alle Beteiligten, Mitgliedsorganisationen und Deutsche Sportjugend, aufgeführt.

Die regelmäßige, unterjährige Abrechnung ermöglicht:
  • die zeitnahe Weiterleitung der Zuwendungen.
  • eine schnelle Rückmeldung über nicht zuwendungsfähige Ausgaben.
  • eine Nachsteuerung bei nachfolgenden Maßnahmen aufgrund der zwischenzeitlichen Rückmeldungen.
  • die Verwendung der frei gebliebenen Mittel für nachfolgende Maßnahmen und damit einen optimalen Mitteleinsatz.
  • das kontinuierliche Erfüllen der Berichtspflicht gegenüber dem BMFSFJ als Zuwendungsgeber.
  • eine Verminderung des sehr hohen Arbeitsaufwandes für alle Beteiligten am Ende des Jahres.

Termine und Fristen für Maßnahmen 2018

Die Abrechnung von Maßnahmen (EM und QM) und deren Bausteine muss innerhalb von 42 Kalendertagen nach Abschluss eingereicht werden. Dies ermöglicht die ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Fördermittel.

Termine:
  • Förderzeitraum für Maßnahmen: 01.01.2018 – 30.11.2018
  • Keine Förderung von Maßnahmen im Dezember!
Die Umsetzung von Maßnahmen und ihren Bausteinen ist grundsätzlich im November noch möglich. Allerdings muss bei der Planung beachtet werden, dass im November nur noch solche Maßnahmen umgesetzt werden können, die bis zum 30.11.2018 fristgerecht, vollständig und ordnungsgemäß abgerechnet werden können! Ob aufgrund dessen eine Umsetzung von Maßnahmen im November auf Ebene der Untergliederungen der MOs möglich ist, muss jede MO selbst einschätzen. Die Abrechnung erfolgt digital über die Datenbank des Förderprogramms.

Erfolgt die Vorlage später als zu diesem Stichtag verfällt der Anspruch auf Förderung.
Hier erhaltet ihr die Termine und Fristen für das Förderjahr 2018 auf einen Blick.

Abrechnungsverfahren für Einzelmaßnahmen 2018

Wichtige Informationen zum Abrechnungsverfahren für Einzelmaßnahmen bietet Anlage 5.

Abrechnungsverfahren für Qualifizierungsmaßnahmen 2018

Wichtige Informationen zum Abrechnungsverfahren für Qualifiizierungsmaßnahmen bietet Anlage 4.

Gesamtverwendungsnachweis 2018

Damit der Gesamtverwendungsnachweis in der Datenbank generiert werden kann, müssen die Termine und Fristen für die Abrechnung von Personalkosten: 15.11.2018 und Maßnahmen (EM und QM): 30.11.2018 eingehalten werden. Erst wenn alle Abrechnungen von Personalkosten und Maßnahmen fristgerecht, vollständig und ordnungsgemäß eingegeben worden sind und von der dsj geprüft worden sind, können die für den Gesamtverwendungsnachweis notwendigen Formblätter in der Datenbank heruntergeladen und ausgedruckt werden. Die MO wird darüber vom System per E-Mail informiert.

Jede Mitgliedsorganisation muss ihre Aktivitäten inklusive Personalkosten darauf ausrichten, dass in ihrem Gesamtverwendungsnachweis höchstens 60% Personalkosten und mindestens 40% Sachkosten enthalten sind. Bei Nicht-Einhaltung der 60-40-Regel ist die Förderung der Personalkosten in ihrer vollen Höhe gefährdet (siehe „Abrechnungsverfahren für Personalkostenzuschüsse“)! Falls sich abzeichnen sollte, dass das 60-40-Verhältnis nicht eingehalten werden kann, bitten wir darum, uns umgehend zu kontaktieren (Kontakt).

Weitere wichtige Informationen zum Gesamtverwendungsnachweis.

Weiterleitung von Fördermitteln

Wichtige Informationen zur Weiterleitung von Fördermitteln bietet Anlage 7.

Liste der Teilnehmenden - Formblatt L

Bei allen ZI:EL+ Qualifizierungsmaßnahmen und Einzelmaßnahmen muss eine Teilnehmendenliste geführt werden. Die Vorlage der vollständig ausgefüllten Teilnehmendenliste im Rahmen des Verwendungsnachweises ist die Grundlage für eine Förderung durch den Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP)!

Mit Hilfe der Teilnehmendenliste wird gegenüber dem Zuwendungsgeber belegt,
  • dass die Maßnahme stattgefunden hat.
  • dass mit der Maßnahme Kinder- und Jugendliche sowie Multiplikatoren der Jugendarbeit im Sport, d.h. die Zielgruppe des KJP erreicht wurden.
  • dass junge Engagierte erreicht wurden bzw. beteiligt waren.
  • wie viele Teilnehmende und junge Engagierte erreicht wurden.
  • wie hoch die Anzahl weiblicher und männlicher Teilnehmer/-innen war.
  • wo die Maßnahme stattgefunden hat.
  • wann die Maßnahme stattgefunden hat.
Die dsj versichert, dass die personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Verwendungsnachweises für das Förderprogramm ZI:EL+ in der Form von Teilnehmendenlisten erhoben werden, vertraulich behandelt werden. Die Daten der Teilnehmenden der Maßnahmen im Förderprogramm ZI:EL+ dienen lediglich der Berichtslegung gegenüber dem Zuwendungsgeber im Rahmen des Verwendungsnachweises und werden nicht veröffentlicht oder anderweitig eingesetzt.


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