Innerhalb von sechs Wochen (42 Tage) nach der Begegnung muss ein Verwendungsnachweis über OASE (Tandem OASE) eingegeben werden.
Bei Maßnahmen, die im vierten Quartal durchgeführt werden, gelten gesonderte Fristen. Spätestens bis 10.01. des Folgejahres einer Begegnung muss der Verwendungsnachweis über OASE erfasst werden.
Für die Abrechnung der Projekte über OASE ist unter Downloads eine Anleitung Einreichung des Verwendungsnachweises über OASE - Erläuterungen für Letztempfänger abgelegt. In der Anleitung wird Schritt für Schritt erklärt, wie der Verwendungsnachweis in OASE erstellt und eingereicht wird.
In OASE müssen folgende Unterlagen hochgeladen werden:
- Teilnehmendenliste Formblatt L der deutschen und tschechischen Teilnehmenden
- Nach Tagen gegliedertes tatsächlich durchgeführtes Programm der Begegnung in deutscher Sprache mit ausführlicher Beschreibung der Programminhalte (das Programm kann eingegeben oder hochgeladen werden)
- Aus dem Programm muss hervorgehen, welche Programmpunkte gemeinsam bzw. ggf. ohne die Partnergruppe durchgeführt wurden.
- Belegliste (Formblatt VBli) mit allen Ausgaben und Einnahmen
- Die Belegliste kann fortlaufend als Gesamtliste geführt werden – alternativ kann nach Kostenarten sortiert und je eine neue Seite anfangen (Programmkosten, Fahrtkosten, Honorare etc.) werden
- Ggf. weitere Dokumente (Erfahrungsberichte, Zeitungsartikel, Projektdokumentationen etc.)
- Sofern Ausgaben für ein Vor-/Nachbereitungstreffen abgerechnet werden, müssen hierzu auch die Teilnehmendenlisten (Formblatt L) sowie ein Programm/Bericht hochgeladen werden
ZUSÄTZLICH zu den Obengenannten müssen folgende Unterlagen per Mail, alternativ per Briefpost an die dsj geschickt werden (weinrich(at)dsj.de, bei Briefpost bitte unbedingt z. Hd. Thomas Weinrich):
- Zusammenfassung der Verwendungsnachweisdaten aus OASE Seiten 1 und 2 (Seite 2 gestempelt und mit Unterschrift)
- Formblatt Verwendungsnachweis (Seite 1 und 2, Seite 2 mit Unterschrift)
- Belege aller Ausgaben
- die Belege müssen nummeriert analog der Belegliste entweder in einem Dokument fortlaufend oder fortlaufend sortiert nach Kostenarten (Programmkosten, Fahrtkosten, Honorare etc.) in mehreren Dokumenten eingescannt werden – je nachdem, wie die Belegliste geführt wird.
- Alle (Honorar)verträge müssen inkl. Zahlungsnachweis (Kontoauszug) vorgelegt werden.
WICHTIG ist, dass alle Belege prüfbar sind. D. h., die Belege müssen gut und vollständig lesbar sein. Bitte vor dem Absenden an die dsj die Dokumente prüfen. Belege, die nicht lesbar und/oder unvollständig sind, werden nicht anerkannt.
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