Die administrative und logistische Vorbereitung einer Jugendbegegnung sind mit ausschlaggebend für den Erfolg der Maßnahme und die Zufriedenheit der Teilnehmenden.
Die nachfolgenden Ausführungen geben dir eine grobe Orientierung und Anhaltspunkte zur Organisation von internationalen Jugendbegegnungen.
Nachdem die Idee, eine internationale Begegnung durchzuführen, von der Idee zum Vorhaben geworden ist, ist es an der Zeit, sich um die Finanzierung zu kümmern.
Für die Finanzierung einer internationalen Begegnung reichen die verbands-/vereinseigenen Mittel oftmals nicht aus. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich frühzeitig über weitere Finanzierungs-/ Fördermöglichkeiten zu informieren.
Für internationale Jugendbegegnungen gibt es verschiedene Fördermöglichkeiten, die unterschiedlichen Anforderungen und Fördergrundsätzen entsprechen.
Bei öffentlichen Mitteln ist zu bedenken, dass es hier in aller Regel Antragsfristen gibt, die einzuhalten sind. Die Antragstermine liegen oftmals im Jahr vor der Begegnung. Außerdem können nur Projekte zur Bezuschussung beantragt werden, die noch nicht begonnen oder bereits durchgeführt worden sind.
Hier heißt es also, sich frühzeitig über die Modalitäten und Fristen zu informieren.
Öffentliche Mittel / Fördermittel sind in der Regel Teilfinanzierungen, d. h. ein gewisser Eigenanteil des Verbandes/Vereins notwendig ist. Außerdem reicht die Förderung im Allgemeinen nicht aus, um alle Kosten zu decken.
Dennoch ist es wichtig, das finanzielle Risiko für den durchführenden Verband/Verein so gering wie möglich zu halten und möglichst unterschiedliche Geldquellen zu berücksichtigen.
Stichwort „Mischförderung“
Sollten Gelder aus verschiedenen öffentlichen Quellen / unterschiedliche Fördermittel beantragt werden, muss geprüft werden, ob dies zulässig ist (manche öffentlichen Zuschüsse schließen sich gegenseitig aus – in der Regel sind dies Mittel aus unterschiedlichen Fördertöpfen des Bundes). Hier ist die dsj aber behilflich und berät gerne.
Neben den Fördermitteln gibt es auch weitere Möglichkeiten, eine internationale Begegnung zu finanzieren:
Um eine Begegnung als Verband/Verein umzusetzen muss dies vorher mit den zuständigen Gremien geklärt werden. In diesem Rahmen muss auch geprüft werden, ob und in welcher Höhe Eigenmittel eingesetzt werden sollen und können.
Eine Bezuschussung aus öffentlichen Mitteln / Fördermitteln setzt in aller Regel einen gewissen Eigenanteil des durchführenden Vereins voraus.
Diese Eigenmittel können aber auch durch Teilnehmendenbeiträge eingebracht werden.
Die Teilnehmer*innen sollen möglichst einen finanziellen Beitrag zu dem Projekt leisten. Dadurch wird deutlich, dass die Jugendbegegnung nicht kostenlos und selbstverständlich ist und nur mit einem Beitrag aller durchgeführt werden kann.
können ohne Weiteres mit öffentlichen Mitteln / Fördermitteln kombiniert werden.
Oftmals sind ortsansässige Unternehmen bereit, einen - wenn auch kleinen - Beitrag zu einer internationalen Begegnung zu leisten.
Es besteht auch die Möglichkeit, eine Crowd Funding Kampagne für das Projekt zu starten.
Je nachdem, mit welchem Partnerland oder zu welchem Schwerpunktthema das Projekt durchgeführt wird, könnten private Stiftungen als weitere Geldgeber in Frage kommen.
Auch hier wäre ein Antragsverfahren notwendig.
Über die dsj können Bundesmittel aus dem Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP) sowie Fördermittel verschiedener Jugendwerke (das Förderprogramm orientiert sich immer am Partnerland) beantragt werden. Hierzu beraten wir sehr gerne.
Alle weiteren genannten Finanzierungsmittel müssen über den Verein eigenständig eruiert werden.
Zum Thema der Finanzierung aus öffentlichen Mitteln / Fördermitteln empfehlen wir unser Tutorial:
Stichwort: „Überfinanzierung“
Wichtig ist, den Kosten- und Finanzierungsplan möglichst genau zu kalkulieren.
Zu bedenken ist, dass mit dem Projekt kein Gewinn gemacht werden darf – sollten die Einnahmen die Ausgaben übersteigen, würde dies zu einer Kürzung der öffentlichen Mittel / Fördermittel führen.
Eine Jugendbegegnung kann nicht ohne Teilnehmerinnen und Teilnehmer stattfinden. Deshalb solltet ihr euch zeitnah um die Teilnehmergewinnung kümmern, indem ihr die Begegnung im Verein/Verband ausschreibt.
Zusammen mit den Jugendlichen findet ein Vorbereitungstreffen statt, um alle wichtigen Aspekte der Maßnahme gemeinsam zu besprechen. Außerdem kann ein Infoabend für die Eltern organisiert werden, um die Rolle und Erwartungen an die Eltern zu klären. Dies kann beispielsweise der Unterstützungsbedarf bei Transporten, der Verpflegung oder die Unterbringung in Gastfamilien sein.
Sobald der Zeitraum der Begegnung feststeht, sollte man frühzeitig mit der Organisation der Unterbringung beginnen. Während der Maßnahme sind die Jugendlichen in Gastfamilien oder in einer gemeinsamen Gruppenunterkunft wie bspw. einer Jugendherberge untergebracht.
Zudem ist es erforderlich, sich über die Einreisebestimmungen und möglichen Beschränkungen, die für das jeweilige Land beachtet werden müssen, zu informieren.
Zeitnah sollten die geeigneten Reisemöglichkeiten für die An- und Abreise eruiert sowie nach Transportmitteln vor Ort recherchiert werden. Dabei sollten die Aspekte der Nachhaltigkeit beachtet werden und vorzugsweise und wenn möglich einen Transport mit dem Bus oder der Bahn ausgewählt werden.
Themen wie Recht, Versicherungen oder Haftung sind ebenfalls in die Überlegungen bei der Vorbereitung einer Jugendbegegnung mit einzubeziehen. Vor der Begegnung solltet ihr euch daher ausführlich mit dem Thema Recht, Versicherungen und Haftung im eigenen und im Partnerland auseinandersetzen. Dabei ist es wichtig, sich auch mit den gesetzlichen Jugendschutzregelungen zu befassen.
Gegebenenfalls müssen zusätzliche Versicherungen abgeschlossen werden oder wichtige Dokumente wie medizinische Auskünfte oder Bildrechte bei den Eltern eingeholt werden.
Um auch auf unvorhersehbare Situationen vorbereitet zu sein und in Notfallsituationen sicher reagieren zu können, empfiehlt es sich, im Vorfeld einen Krisen- und Notfallplan zu erstellen.
Bei internationalen Begegnungen entstehen neue, besondere Freundschaften und Beziehungen zwischen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, den Betreuerinnen und Betreuern sowie den Gastfamilien. Die Sportorganisationen tragen dabei eine hohe Verantwortung für das Wohlergehen aller Beteiligten. Deshalb ist es wichtig, eine Kultur des Hinsehens und der Beteiligung zu schaffen. Um die Begegnung bestmöglich vorzubereiten, gehört deshalb auch die Entwicklung eines gemeinsamen Schutzkonzeptes dazu. Im Schutzkonzept werden Regeln und Vorgehensweisen festgehalten, die dem Schutz aller Beteiligten dienen.
Diese Checkliste (Link Checkliste “How to organize” dient als Hilfestellung und bildet eine Struktur, sodass alle relevanten Punkte bei der Planung und Organisation von Jugendbegegnungen beachtet werden.
Den Grundbaustein der inhaltlichen Gestaltung bilden verschiedene Programmpunkte, die individuell in die Planung einer internationalen Jugendbegegnung integriert werden können. Ziel des Programms soll sein, einen intensiven und nachhaltigen Kontakt zwischen den Jugendlichen zu ermöglichen sowie Land, Leute und Kultur kennenzulernen. Ein gut geplantes Programm bildet die Grundlage für eine spannende und erfolgreiche Begegnung. Dabei sollten sich die geplanten Themen und Ziele im Ablauf und der Auswahl der Aktivitäten widerspiegeln.
Programmpunkte wie die Kennlernphase, Sportaktivitäten, Workshops, offizielle Termine, Land und Leute kennenlernen, gemeinsame Abendveranstaltungen, freie Zeit, die Reflexion und der Abschied bilden dabei die Inhalte für eine förderfähige Jugendbegegnung. Die Aktivitäten werden gemeinsam mit der Partnergruppe durchgeführt. Die Mindestdauer eines zuschussfähigen Austausches variiert je nach Förderprogramm.
Bei der Programmplanung ist es wichtig genügend Raum für die Kennlernphase am Anfang und die Auswertung am Ende der Begegnung einzuplanen. Das Programm sollte ausreichend Abwechselung bieten und zudem nicht zu vollgepackt sein. Die Methodenwahl sollte dabei so gewählt werden, dass die Jugendlichen sich optimal kennenlernen, Hemmungen abbauen und gemeinsam als Gruppe zusammenwachsen. Besonders der Spaß sollte dabei im Vordergrund stehen!
Jeder Sportverein gestaltet sein Programm in Absprache mit der Partnerorganisation selbst.
Das folgende Programm ist beispielhaft:
Ziel eines Jugendaustausches ist es, aus den zwei teilnehmenden Gruppen, ein gemeinsames Team zu formen. Um die natürlichen Hemmungen abzubauen, die bei der Kommunikation in einer fremden Sprache aufkommen, unterstützt die Methode der “Sprachanimation”.
Sprachanimation ist eine spielerische Methode, die folgendes ermöglicht:
Grundsätzlich jede*r Trainer*in oder Jugendleiter*in kann Sprachanimation anleiten. Die Sprache des Partners zu kennen ist zwar ein Vorteil, aber keine Grundvoraussetzung.
Es wird empfohlen die Sprachanimationseinheit mit dem/der Trainer*in des Partnervereins anzuleiten, damit jede*r die Spielregeln in seiner/ihrer Muttersprache erläutern kann.
Sie können ebenfalls qualifizierte Sprachanimateure einsetzen. In der Teamer/innen Datenbank des DFJWs finden Sie vom DFJW zertifizierte Sprachanimateure.
Die Deutsche Sportjugend (dsj) und das Comité National Olympique et Sportif Français (CNOSF) bieten eine Fortbildung zur "bewegten Sprachanimation" an, mit der finanziellen und pädagogischen Unterstützung des DFJWs.
Diese Fortbildung ist die Gelegenheit die Methoden der Sprachanimation zu entdecken, indem man selber einen deutsch-französischen Austausch miterlebt. Die Inhalte werden vor allem durch praktische Übungen und Erfahrungsaustausche vermittelt, durch Workshops, Spiele, Gruppenarbeiten, Diskussionen, etc... Die Sprachanimation wird aus einem Theorie und Praxis Blickwinkel angegangen, sodass Sie selber die Aktivitäten miterleben können, die durchgeführt werden sollen.
Das Datum der nächsten Fortbildung zur "bewegten Sprachanimation" der dsj und des CNOSF finden Sie demnächst auf dieser Seite.
Das DFJW, sowie ihre Partnerorganisationen bieten ebenfalls Fortbildungen zur Sprachanimation an.
Auf der Webseite des DFJWs finden Sie die Fortbildungen zur Sprachanimation.
Sportliche Sprachspiele – Eine Methodensammlung für internationale Begegnungen im Sport
Wenn erst einmal ein Partner gefunden ist, ist die wichtigste anfängliche Hürde genommen. Aber was kann man nun tun, damit diese Partnerschaft verlässlich und erfolgreich verläuft?
Das Wichtigste ist dabei, die Perspektive des Anderen immer ernst zu nehmen, auch wenn sie zunächst vollkommen unverständlich scheint. Diese Haltung kann Ihnen helfen, Missverständnisse und mögliche Konflikte zu vermeiden bzw. zu entschärfen. Die Förderrichtlinien sprechen hier von „gemeinschaftlicher Zusammenarbeit“ oder „Partnerschaft auf Augenhöhe“.
Trotz der technischen Innovationen und der aktuellen kommunikativen Möglichkeiten (Mail, Facebook, Twitter, WhatsApp, Zoom etc.) sollten Sie grundsätzlich ein persönliches Treffen mit dem Partner einplanen. Das erste gemeinsame Zusammentreffen bildet das Fundament Ihrer Partnerschaft. Deshalb sollten Sie es inhaltlich gut vorbereiten und effektiv durchführen; sprich, Sie sollten gemeinsam konkrete Ergebnisse erarbeiten. Es geht einerseits darum, eine persönliche Beziehung aufzubauen und andererseits organisatorische und inhaltliche Absprachen zu treffen. Beides muss gleichberechtigt berücksichtigt werden. Die gemeinsam verbrachte Zeit hilft häufig, im Rahmen der Maßnahme eventuell auftretende Unstimmigkeiten oder Missverständnisse überhaupt zu erkennen und so auch bearbeiten zu können. Deshalb sollten Sie ausreichend Zeit für informelle und angenehme Momente einbauen. Teilweise gibt es die Möglichkeit, auch für diese Treffen eine finanzielle Förderung zu bekommen.
Wenn bereits eine Partnerorganisation vorhanden ist, kann die gemeinsame detaillierte Planung der Begegnung erfolgen. Gemeinsam mit der Partnerorganisation wird zunächst der Zeitraum der Begegnung festgelegt. Dabei sind die Jahreszeit im Land, sowie die Schul- oder Ferienzeiten zu beachten. Zudem werden Termine für notwendige Vorbereitungstreffen gemeinsam mit der Partnerorganisation datiert.
Zu Beginn der Organisation legt ihr ein Kommunikationsmittel fest, mit dem ihr euch untereinander im Team, aber auch mit der Partnerorganisation, verständigen könnt. Es empfiehlt sich, die Kommunikation nicht ausschließlich schriftlich stattfinden zu lassen. So können beispielsweise Videokonferenzen die Kommunikation durch das gegenseitige Sehen erleichtern.
Gemeinsam mit der Partnerorganisation wird die Kommunikationssprache vor und während der Begegnung festgelegt. Bei Bedarf kann eine Dolmetscherin oder ein Dolmetscher eingeplant werden. Auch die Nutzung eines Online-Übersetzungsprogramms kann die Kommunikation unterstützen. Aber seid achtsam, denn falsche Übersetzungen können schnell zu Missverständnissen führen.
Für beide Gruppen wird sodann ein Leitungsteam und eine Gruppenleiterin oder ein Gruppenleiter festgelegt. Für sie sind regelmäßige Teambesprechungen im eigenen Team, sowie gemeinsam mit dem Leitungsteam der Partnerorganisation, besonders wertvoll. So kann man sich im Vorfeld kennenlernen, austauschen und Aufgaben und Rollen festlegen.