Sobald der Zeitraum der Begegnung feststeht, sollte man frühzeitig mit der Organisation der Unterbringung beginnen. Während der Maßnahme sind die Jugendlichen in Gastfamilien oder in einer gemeinsamen Gruppenunterkunft wie bspw. einer Jugendherberge untergebracht.
Zudem ist es erforderlich, sich über die Einreisebestimmungen und möglichen Beschränkungen, die für das jeweilige Land beachtet werden müssen, zu informieren.
Zeitnah sollten die geeigneten Reisemöglichkeiten für die An- und Abreise eruiert sowie nach Transportmitteln vor Ort recherchiert werden. Dabei sollten die Aspekte der Nachhaltigkeit beachtet werden und vorzugsweise und wenn möglich einen Transport mit dem Bus oder der Bahn ausgewählt werden.
Themen wie Recht, Versicherungen oder Haftung sind ebenfalls in die Überlegungen bei der Vorbereitung einer Jugendbegegnung mit einzubeziehen. Vor der Begegnung solltet ihr euch daher ausführlich mit dem Thema Recht, Versicherungen und Haftung im eigenen und im Partnerland auseinandersetzen. Dabei ist es wichtig, sich auch mit den gesetzlichen Jugendschutzregelungen zu befassen.
Gegebenenfalls müssen zusätzliche Versicherungen abgeschlossen werden oder wichtige Dokumente wie medizinische Auskünfte oder Bildrechte bei den Eltern eingeholt werden.
Um auch auf unvorhersehbare Situationen vorbereitet zu sein und in Notfallsituationen sicher reagieren zu können, empfiehlt es sich, im Vorfeld einen Krisen- und Notfallplan zu erstellen.
Bei internationalen Begegnungen entstehen neue, besondere Freundschaften und Beziehungen zwischen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern, den Betreuerinnen und Betreuern sowie den Gastfamilien. Die Sportorganisationen tragen dabei eine hohe Verantwortung für das Wohlergehen aller Beteiligten. Deshalb ist es wichtig, eine Kultur des Hinsehens und der Beteiligung zu schaffen. Um die Begegnung bestmöglich vorzubereiten, gehört deshalb auch die Entwicklung eines gemeinsamen Schutzkonzeptes dazu. Im Schutzkonzept werden Regeln und Vorgehensweisen festgehalten, die dem Schutz aller Beteiligten dienen.
Diese Checkliste (Link Checkliste “How to organize” dient als Hilfestellung und bildet eine Struktur, sodass alle relevanten Punkte bei der Planung und Organisation von Jugendbegegnungen beachtet werden.