Innerhalb von sechs Wochen (42 Tage) nach der Begegnung muss ein Verwendungsnachweis bei der dsj eingereicht werden. Bei Maßnahmen, die im vierten Quartal durchgeführt werden, gelten gesonderte Fristen. In diesem Fall wird um Rücksprache mit der dsj gebeten.
Die entsprechenden Unterlagen erhalten die Träger nach Antragstellung per E-Mail von der dsj. Zudem können sie unter Downloads heruntergeladen werden.
Für die Abrechnung der Projekte über OASE ist unter Downloads eine Anleitung „Einreichung des Verwendungsnachweises über OASE – Erläuterung für Letztempfänger“ abgelegt. In der Anleitung wird Schritt für Schritt erklärt, wie der Verwendungsnachweis in der OASE erstellt und eingereicht wird.
In der OASE müssen folgende Unterlagen hochgeladen werden:
- Teilnehmendenliste Formblatt L der deutschen und israelischen Teilnehmenden
- nach Tagen gegliedertes tatsächlich durchgeführtes Programm der Begegnung in deutscher Sprache mit ausführlicher Beschreibung der Programminhalte (das Programm kann eingegeben oder hochgeladen werden)
→ Aus dem Programm muss hervorgehen, welche Programmpunkte gemeinsam bzw. ggf. ohne die Partnergruppe durchgeführt wurden - Flugrechnung der deutschen Teilnehmenden bei Maßnahmen im Ausland mit Namen der Teilnehmenden, Reisedaten sowie Einzelauflistung aller Kostenpositionen
Sofern Kosten für die Hin- und Rückreise der deutschen Teilnehmenden vom Heimatort zum bzw. vom Flughafen in Deutschland abgerechnet werden, sind diese ebenfalls nachzuweisen (z. B. durch Busrechnung, Vorlage von DB-Tickets oder Abrechnung von Fahrten mit dem privaten PKW unter Angabe der Kilometerleistung, des Kennzeichens sowie der beförderten Personen) - Flugkostenrechnung der israelischen Teilnehmenden bei Maßnahmen in Deutschland in englischer Sprache mit Namen der Teilnehmenden, Reisedaten sowie Einzelauflistung aller Kostenpositionen sowie Nachweis der Weiterleitung des Zuschusses an die israelische Partnerorganisation (siehe hierzu auch die Hinweise zur Auszahlung des Flugkostenzuschusses an die israelischen Teilnehmenden)
- Im Rahmen der Begegnung abgerechnete Honorarkosten, je mit Honorarvertrag, Abschlussrechnung und Zahlungsnachweis (Kontoauszug – Honorare sind grundsätzlich zu überweisen). Bitte auf die vorgegebenen Mindestangaben in den Honorarverträgen (siehe hierzu auch Merkblatt Verwendungsnachweis) achten
- Sonderregelung 2026: Sofern ein Zuschuss für Sicherheitsausgaben bei Projekten in Deutschland beantragt und durch die dsj bestätigt wurde, sind auch für diese Ausgaben die Einzelbelege hochzuladen
- Ggf. weitere Dokumente (Erfahrungsberichte, Zeitungsartikel, Projektdokumentationen etc.)
- Sofern Ausgaben für ein Vor-/Nachbereitungstreffen abgerechnet werden müssen hierzu auch die Teilnehmendenlisten (Formblatt L) sowie ein Programm/Bericht hochgeladen werden
ZUSÄTZLICH zu den Obengenannten müssen folgende Unterlagen per Mail, alternativ per Briefpost an die dsj geschickt werden (jordan(at)dsj.de, bei Briefpost bitte unbedingt z. H. Tina Jordan):
- Zusammenfassung der Verwendungsnachweisdaten aus OASE Seiten 1 und 2 (Seite 2 gestempelt und mit Unterschrift)
- Formblatt Verwendungsnachweis (Seite 1 und 2, Seite 2 mit Unterschrift)
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